Schoolbeheer - import leerlingen en klassen via Excel-sjabloon

 

Werk je niet met Informat en wil je alle klassen en leerlingen van de hele school in één handeling toe voegen, is het eenvoudiger om met het Excel-sjabloon te werken. 

• Klik op ‘Download een Excel-sjabloon’  (1) zodat je de gegevens op een juiste manier kan ingeven. Er downloadt een Excel-bestand met de naam ‘KlasImportTemplate’ waarin je de gegevens van alle leerlingen kan aanvullen.
  
  
• Wanneer het Exceldocument volledig ingevuld is, sla je het bestand op. Klik vervolgens op de knop ‘Klassen importeren’(2). 
  
  
• Daarna opent een dialoogvenster waar je op de grote groene + klikt en op zoek gaat naar het ingevulde Excel-bestand. Van zodra je dit gekozen hebt, verschijnt het bestand in het dialoogvenster en klik je op ‘OK’. 
  
  
• De klassen zullen links en de leerlingen rechts van het scherm van jouw schoolbeheer verschijnen 

 

Veelvoorkomende valkuil: kopiëren en plakken vanuit andere systemen

Vaak wordt de leerlingdata via copy-paste overgezet vanuit een ander systeem. Hierbij gaat het vaak mis in de opmaak en structuur van de gegevens. Excel ziet er misschien correct uit op het eerste zicht, maar onderliggend kunnen er fouten sluipen in de formatering van cellen.

Daarom is het cruciaal dat je:

• De kolommen ongewijzigd laat

• De schrijfwijze en structuur exact respecteert zoals in het sjabloon voorzien is

De 3 meest voorkomende fouten bij het invullen van het Excel-sjabloon:

1. Verkeerde schrijfwijze van leerjaren
   ➤ Gebruik bijvoorbeeld: 1e, 2e, … 6e
   ✘ Niet: 1ste, 2-6de of volledig uitgeschreven zoals eerste leerjaar

2. Geboortedatum is foutief als datumformaat
   ➤ De geboortedatum moet als tekstveld ingevuld worden (bijvoorbeeld: 15/09/2013)
   ✘ Niet als automatisch datumformaat met achterliggende datumnotatie

3. Klasnummer als cijfer i.p.v. tekst
   ➤ Het klasnummer moet een tekstveld zijn (bijvoorbeeld: 3A, 2B)
   ✘ Wanneer het als getal wordt geïnterpreteerd (bv. 3), zie je vaak een groen driehoekje linksboven in de cel — dit duidt op een fout of afwijking

🔍 Tip: Tekstvelden zijn meestal links uitgelijnd in Excel, terwijl getallen rechts uitgelijnd worden. Dit is een handig visueel hulpmiddel om snel te controleren of alles correct staat.